Notdienst-Anrufe professionell annehmen lassen
Ihre Notdienst-Nummer wird 24/7 angenommen. Echte Notfälle wie Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall werden sofort als dringend markiert und Sie per WhatsApp informiert. Normale Anfragen warten bis morgens.
Die Herausforderung
Als SHK-Betrieb mit Notdienst stehen Sie vor einem Dilemma:
- •Handy immer an: Sie werden nachts wegen tropfender Wasserhähne geweckt
- •Handy aus: Sie verpassen den echten Notfall um 3 Uhr morgens
- •Mailbox: Anrufer sprechen nicht drauf oder Sie hören die Nachricht zu spät
Die Lösung: Intelligente Filterung
Ein Anrufservice nimmt alle Notdienst-Anrufe an, fragt gezielt nach und unterscheidet echte Notfälle von normalen Anfragen.
| Anrufgrund | Priorität | Was passiert |
|---|---|---|
| Wasserrohrbruch / aktiver Wasserschaden | DRINGEND | Sofortige Benachrichtigung |
| Heizungsausfall bei Minusgraden | DRINGEND | Sofortige Benachrichtigung |
| Gasgeruch | DRINGEND | Hinweis auf Notruf 112, dann Benachrichtigung |
| Verstopfung / Abwasser läuft über | HOCH | Benachrichtigung innerhalb 15 Min |
| Heizung macht Geräusche | NORMAL | Info am nächsten Morgen |
| Wasserhahn tropft | NORMAL | Info am nächsten Morgen |
So sieht ein Notfall-Alarm aus
🚨 DRINGEND - Notfall 👤 Frau Schmidt 📱 0176 98765432 🏠 Köln-Lindenthal, Dürener Str. 45 ⚠️ Wasserrohrbruch im Keller 💧 Wasser läuft aktiv aus 📍 Hauptwasserleitung bereits abgestellt ⏰ Anruf: 02:31 Uhr 📊 Priorität: DRINGEND → Bitte schnellstmöglich zurückrufen
Beispiel einer WhatsApp bei einem echten Notfall
Der Ablauf bei einem Notfall-Anruf
Anruf wird angenommen
"Notdienst [Ihr Firmenname], was ist passiert?"
Gezielte Fragen
Läuft Wasser? Ist die Heizung komplett aus? Welche Außentemperatur?
Dringlichkeit einschätzen
Anhand der Antworten wird entschieden: Echter Notfall oder kann warten?
Sie werden informiert
Bei echten Notfällen sofort per WhatsApp. Bei normalen Anfragen am nächsten Morgen.
Notdienst-Weiterleitung einrichten
Diese Schritte sind für die Einrichtung nötig:
- Notdienst-Nummer auf Weiterleitung eingerichtet
- Notfall-Kriterien definiert (was ist dringend, was kann warten)
- WhatsApp-Benachrichtigungen aktiviert
- Testanruf mit simuliertem Notfall durchgeführt
- Backup-Kontakt für Urlaub/Krankheit hinterlegt
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann das passt
- Sie bieten Notdienst an, aber nicht jeder Anruf ist ein Notfall
- Sie möchten nachts schlafen, aber echte Notfälle nicht verpassen
- Sie haben mehr als 2-3 Notdienst-Anrufe pro Monat
- Sie wollen bei echten Notfällen schnell reagieren können
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Kein Notdienst angeboten: Wenn Sie grundsätzlich keinen Notdienst außerhalb der Geschäftszeiten anbieten
- Persönliche Erreichbarkeit Pflicht: Wenn Sie vertraglich zu persönlicher 24/7-Erreichbarkeit verpflichtet sind
- Weniger als 1 Notfall pro Monat: Wenn Notfälle so selten sind, dass sich die Einrichtung nicht lohnt
- Techniker muss sofort raus: Wenn bei jedem Anruf sofort ein Techniker losfahren muss ohne Rücksprache
Häufige Fragen
- Wie werden echte Notfälle erkannt?
- Der Anrufservice fragt gezielt nach: Was ist passiert? Läuft Wasser? Ist die Heizung komplett aus? Bei Frost? Anhand der Antworten wird die Dringlichkeit eingeschätzt. Echte Notfälle wie aktiver Wasseraustritt oder Heizungsausfall bei Minusgraden werden sofort als dringend markiert.
- Werde ich nachts geweckt?
- Das entscheiden Sie. Sie können festlegen, dass Sie nur bei echten Notfällen (aktiver Wasserschaden, Heizungsausfall bei Frost) sofort benachrichtigt werden. Normale Anfragen warten bis morgens.
- Was passiert bei Fehlalarmen?
- Nicht jeder „Notfall" ist einer. Wenn jemand um 23 Uhr anruft weil der Wasserhahn tropft, wird das als normale Anfrage aufgenommen – nicht als Notfall. Sie bekommen die Info morgens.
- Kann ich den Notdienst zeitweise deaktivieren?
- Ja. Im Urlaub oder an Feiertagen können Sie die Weiterleitung deaktivieren oder auf einen Kollegen umleiten. Das geht mit einem einfachen GSM-Code.
- Wie schnell erfahre ich von einem Notfall?
- WhatsApp-Benachrichtigung in Sekunden nach dem Anruf. Bei als dringend markierten Notfällen können Sie zusätzlich einen Anruf anfordern.
Notdienst ohne schlaflose Nächte?
Wenn Sie Fragen haben, wie das für Ihren Betrieb funktionieren könnte, sprechen Sie mit uns.