Anrufe automatisch annehmen lassen
Anrufe automatisch annehmen, wenn Sie auf der Baustelle sind, beim Kunden im Keller stehen oder im Auto sitzen. So funktioniert es: Ihr Telefon klingelt → Sie gehen nicht ran → Rezeptiona nimmt an → Sie bekommen eine WhatsApp mit allen Infos.
Das Problem
Als SHK-Betrieb sind Sie selten am Schreibtisch. Das Telefon klingelt genau dann, wenn Sie nicht rangehen können:
- •Unter der Heizung – Hände voll
- •Beim Kunden – unhöflich ans Telefon zu gehen
- •Im Auto – gefährlich und verboten
- •Nach Feierabend – Sie wollen abschalten
Das Ergebnis: Verpasste Anrufe, verpasste Aufträge, Kunden rufen beim Mitbewerber an.
Der Ablauf
So sieht die WhatsApp aus
📞 Neue Anfrage 👤 Frau Schneider 📱 0151 23456789 🏠 Köln-Sülz, Berrenrather Str. 💬 Tropfender Wasserhahn im Bad, möchte Termin für diese Woche ⏰ Anruf: 10:42 Uhr 📊 Priorität: Normal
In Sekunden auf Ihrem Handy – Sie sehen sofort, wer angerufen hat und worum es geht
Einrichtung in 3 Minuten
Weiterleitung einrichten
Richten Sie einmalig eine Rufweiterleitung auf Ihrem Geschäftshandy ein (2 Minuten).
Anruf kommt rein
Wenn Sie nicht rangehen können, wird der Anruf automatisch weitergeleitet.
Anruf wird angenommen
Rezeptiona nimmt den Anruf an, meldet sich mit Ihrem Firmennamen und fragt, worum es geht.
WhatsApp in Sekunden
Sie erhalten eine WhatsApp mit allen Infos: Wer, Was, Wie dringend. Sie rufen zurück, wenn Sie Zeit haben.
So richten Sie die Weiterleitung ein
Weiterleitung aktivieren
*61*ZIELNUMMER#Leitet weiter, wenn Sie nicht rangehen
Weiterleitung deaktivieren
#61#Falls Sie die Weiterleitung ausschalten möchten
Was Sie brauchen
Mehr brauchen Sie nicht:
- Geschäftshandy mit Rufweiterleitung (alle Handys können das)
- WhatsApp auf dem Smartphone installiert
- GSM-Code für Weiterleitung eintippen (dauert 30 Sekunden)
- Testanruf machen
- Fertig – ab jetzt wird jeder Anruf angenommen
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann das passt
- Sie sind viel unterwegs und können nicht immer ans Telefon gehen
- Anrufer sprechen nicht auf die Mailbox oder Sie hören Nachrichten zu spät
- Sie wollen wissen, worum es geht, bevor Sie zurückrufen
- Sie haben keine Bürokraft, die Anrufe entgegennimmt
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Bürokraft nimmt Anrufe an: Wenn Sie bereits eine Mitarbeiterin haben, die Anrufe entgegennimmt
- Kaum verpasste Anrufe: Wenn Sie weniger als 5 Anrufe pro Woche verpassen
- Kein Smartphone: Wenn Sie kein WhatsApp nutzen und auch nicht nutzen möchten
- Nur Stammkunden: Wenn Sie keine Neukundenanfragen über Telefon bekommen
Häufige Fragen
- Was passiert mit meiner bestehenden Nummer?
- Ihre Nummer bleibt. Sie richten lediglich eine Weiterleitung ein – ähnlich wie eine Rufweiterleitung zur Mailbox. Anrufer rufen weiterhin Ihre normale Geschäftsnummer an.
- Kann ich trotzdem selbst rangehen?
- Ja. Die Weiterleitung greift nur, wenn Sie nicht rangehen. Wenn Sie den Anruf annehmen, passiert nichts. Nur verpasste Anrufe werden weitergeleitet.
- Wie wird zwischen dringend und normal unterschieden?
- Der Anrufer wird gefragt, worum es geht und wie dringend es ist. Bei Stichworten wie „Wasserrohrbruch", „Heizung aus" oder „Notfall" wird die Anfrage als dringend markiert.
- Kostet die Weiterleitung extra?
- Die Rufweiterleitung selbst ist bei den meisten Mobilfunktarifen kostenlos. Sie zahlen die normalen Gesprächskosten – bei Flatrates ist das meist inklusive.
- Was ist, wenn ich im Ausland bin?
- Die Weiterleitung funktioniert auch wenn Sie im Ausland sind. Die Kosten für weitergeleitete Anrufe können je nach Tarif variieren – prüfen Sie das mit Ihrem Anbieter.
Nie wieder verpasste Anrufe?
Wenn Sie Fragen haben oder wissen möchten, wie andere SHK-Betriebe das lösen, sprechen Sie mit uns.