KI Telefonassistent für SHK-Betriebe
Ein KI Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn du nicht kannst – auf der Baustelle, im Kundengespräch oder nach Feierabend. Bei Rezeptiona heißt das: Anruf rein → Anliegen erfasst → WhatsApp raus. Du rufst zurück, wenn du Zeit hast.
Das kennst du
- •Handy klingelt, während du unter der Heizung liegst – du kannst nicht rangehen
- •Anrufer landet auf der Mailbox – und hinterlässt keine Nachricht
- •Du siehst 3 verpasste Anrufe, weißt aber nicht, worum es ging oder wie dringend es ist
- •Potenzielle Kunden rufen beim nächsten Betrieb an, der abnimmt
Mailbox vs. Anrufbeantworter vs. Callcenter vs. Rezeptiona
| Funktion | Mailbox | AB | Callcenter | Rezeptiona |
|---|---|---|---|---|
| Anrufer spricht mit jemandem | ||||
| Verfügbar 24/7 | ||||
| Anliegen wird erfasst | ||||
| Dringlichkeit wird erkannt | ||||
| WhatsApp-Zusammenfassung | ||||
| Sofortige Benachrichtigung | ||||
| Monatlich kündbar |
AB = Anrufbeantworter. Callcenter oft mit Mindestlaufzeiten und eingeschränkten Zeiten.
So sieht die WhatsApp-Zusammenfassung aus
📞 Neue Anfrage 👤 Herr Weber 📱 0172 34567890 🏠 Düsseldorf-Bilk 💬 Heizung springt nicht an, seit heute Morgen kalt in der Wohnung ⏰ Anruf: 14:18 Uhr 📊 Priorität: Hoch
Beispiel einer WhatsApp-Zusammenfassung – du siehst sofort, wer angerufen hat und worum es geht
So funktioniert es
Rufweiterleitung einrichten
Richte eine Rufweiterleitung auf deinem Geschäftshandy ein (einmalig, dauert 2 Minuten).
Anruf wird angenommen
Wenn du nicht rangehst, nimmt Rezeptiona den Anruf an und meldet sich mit deinem Firmennamen.
Anliegen wird erfasst
Der Anrufer wird gefragt: Was ist los? Wie dringend? Kontaktdaten werden aufgenommen.
WhatsApp-Zusammenfassung
Du erhältst innerhalb von Sekunden eine WhatsApp mit allen Infos und rufst zurück, wenn du Zeit hast.
Weiterleitung in 30 Sekunden einrichten
Weiterleitung aktivieren
*61*ZIELNUMMER#Die genaue Zielnummer erhältst du von uns. Das aktiviert die Weiterleitung wenn du nicht rangehst.
Was du brauchst
Mehr brauchst du nicht, um zu starten:
- Geschäftshandy-Nummer bereithalten
- WhatsApp auf dem Handy installiert
- Rufweiterleitung einrichten (Anleitung erhältst du von uns)
- Testanruf durchführen
- Fertig – du verpasst keine Anrufe mehr
Checkliste als PDF
5 Punkte zum Ausdrucken und Abhaken
Wann das passt
- Du verpasst regelmäßig Anrufe auf der Baustelle oder beim Kunden
- Anrufer sprechen nicht auf die Mailbox oder hinterlassen unverständliche Nachrichten
- Du möchtest wissen, wer angerufen hat und worum es geht, bevor du zurückrufst
- Du hast keine Bürokraft, die Anrufe entgegennimmt
Wann Rezeptiona NICHT das Richtige ist
- Du gehst immer selbst ran: Wenn du jeden Anruf persönlich entgegennimmst und das auch so bleiben soll
- Weniger als 5 verpasste Anrufe pro Woche: Wenn du kaum Anrufe verpasst, lohnt sich die Einrichtung nicht
- Kunden müssen immer sofort durchkommen: Wenn jeder Anruf sofortige persönliche Beratung erfordert
- Keine Smartphone-Nutzung: Wenn du kein WhatsApp nutzt oder nutzen willst
Häufige Fragen
- Klingt das wie ein Roboter?
- Nein. Die Stimme klingt natürlich und freundlich. Anrufer merken nicht, dass sie nicht direkt mit dir sprechen. Es gibt keine mechanischen Pausen oder unnatürliche Betonungen.
- Versteht die Anrufannahme auch Dialekte?
- Ja, auch starke Dialekte werden verstanden. Die Spracherkennung ist auf deutsche Sprachvarianten trainiert – ob Bayerisch, Sächsisch oder Plattdeutsch.
- Was passiert bei komplexen Anfragen?
- Bei komplexen Anfragen werden die wichtigsten Infos erfasst: Wer ruft an, was ist das Problem, wie dringend ist es. Details klärst du dann im Rückruf – mit allen Infos vorab per WhatsApp.
- Wie schnell ist die Einrichtung?
- Du kannst innerhalb von 24 Stunden live sein. Die Einrichtung der Rufweiterleitung dauert 2 Minuten. Den Rest erledigen wir.
- Ersetzt das einen Mitarbeiter?
- Es ersetzt nicht einen Mitarbeiter, sondern die Mailbox. Statt dass Anrufer auf eine Mailbox sprechen (die niemand abhört), werden sie professionell angenommen und du bekommst alle Infos per WhatsApp.
Nie wieder verpasste Anrufe?
Wenn du Fragen hast oder wissen möchtest, wie andere SHK-Betriebe das lösen, sprich mit uns.